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不符合項(xiàng)怎么開(kāi)?嚴(yán)重vs一般判定指南

時(shí)間:2026-05-07

  開(kāi)不符合報(bào)告是審核員的基本功,事實(shí)描述、條款判定、嚴(yán)重程度分級(jí)全講透。
 
  真實(shí)場(chǎng)景:審核末次會(huì)議上,受審核方的品質(zhì)經(jīng)理對(duì)著一頁(yè)不符合報(bào)告皺眉頭說(shuō):"老師,這個(gè)問(wèn)題就是個(gè)記錄漏簽了個(gè)字,你們判成一般不符合我就認(rèn)了,但我們上次審核也是這個(gè)情況被判成嚴(yán)重不符合,到底是什么標(biāo)準(zhǔn)?"――這個(gè)問(wèn)題問(wèn)得好,很多審核員自己也說(shuō)不清楚嚴(yán)重和一般的判定邊界。
 
一、什么是不符合?
 
  不符合的定義很簡(jiǎn)單:審核證據(jù)對(duì)照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)后,發(fā)現(xiàn)不滿足準(zhǔn)則的要求。
 
  但開(kāi)不符合報(bào)告之前,必須確認(rèn)三點(diǎn):
 
  事實(shí)清楚:什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、什么人、什么事――經(jīng)得起追溯
 
  證據(jù)充分:不是道聽(tīng)途說(shuō),有可證實(shí)的證據(jù)支持
 
  準(zhǔn)則明確:違反了哪條標(biāo)準(zhǔn)、哪個(gè)文件條款――判斷準(zhǔn)確
 
  關(guān)鍵認(rèn)知
 
  審核發(fā)現(xiàn)可以是正面的(符合)也可以是負(fù)面的(不符合)。不是所有的審核發(fā)現(xiàn)都要開(kāi)不符合報(bào)告――只有經(jīng)過(guò)審核組確認(rèn)的不符合才需要書(shū)面報(bào)告。
 
二、嚴(yán)重不符合 vs 一般不符合
 
  1、嚴(yán)重不符合
 
  出現(xiàn)以下情況之一,構(gòu)成嚴(yán)重不符合:
 
  系統(tǒng)性失效:某一關(guān)鍵過(guò)程或要素重復(fù)出現(xiàn)失效現(xiàn)象,且未采取有效糾正措施
 
  例:連續(xù)3次審核都發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商評(píng)價(jià)不完整,且一直沒(méi)有改進(jìn)
 
  區(qū)域性失效:某一部門(mén)或場(chǎng)所的全面失效,可能造成嚴(yán)重后果
 
  例:整個(gè)質(zhì)檢部沒(méi)有任何檢測(cè)設(shè)備的校準(zhǔn)記錄,所有檢測(cè)結(jié)果不可信
 
  后果嚴(yán)重:可能影響產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境安全或造成事故
 
  例:食品安全企業(yè)關(guān)鍵控制點(diǎn)的監(jiān)控記錄造假
 
  2、一般不符合
 
  出現(xiàn)以下情況構(gòu)成一般不符合:
 
  個(gè)別、偶然、孤立的不符合現(xiàn)象
 
  例:發(fā)現(xiàn)1份檢驗(yàn)記錄漏簽了日期,其他記錄都正常
 
  對(duì)整個(gè)系統(tǒng)影響輕微的不符合
 
  例:某份作業(yè)指導(dǎo)書(shū)沒(méi)有按照文件控制程序要求進(jìn)行版本更新,但不影響產(chǎn)品質(zhì)量
 
  3、一句話區(qū)分法
 
  判定速查
 

維度

嚴(yán)重不符合

一般不符合

頻次

重復(fù)出現(xiàn)、屢教不改

個(gè)別、偶然

范圍

一個(gè)部門(mén)/系統(tǒng)全面失效

某個(gè)點(diǎn)的問(wèn)題

影響

影響產(chǎn)品質(zhì)量/安全/環(huán)保

影響輕微

整改時(shí)限

通常要求短期(如30天)

通??稍诒O(jiān)督時(shí)驗(yàn)證


三、不符合報(bào)告怎么寫(xiě)?
 
  一份合格的不符合報(bào)告必須包含以下內(nèi)容:
 
  不符合報(bào)告核心要素
 

要素

內(nèi)容

基本信息

受審核方名稱、審核部門(mén)、審核日期、審核員

不符合事實(shí)描述

準(zhǔn)確、具體、可追溯的客觀事實(shí)

審核準(zhǔn)則

違反的具體標(biāo)準(zhǔn)條款或文件要求

嚴(yán)重程度

嚴(yán)重不符合或一般不符合

原因分析

受審核方分析不符合的根本原因

糾正措施

受審核方制定的糾正措施計(jì)劃

驗(yàn)證記錄

審核員驗(yàn)證糾正措施有效性的記錄

 
  事實(shí)描述的4個(gè)原則
 
  事實(shí)描述 = 準(zhǔn)確 + 具體 + 客觀 + 可追溯
 

原則

正確寫(xiě)法

錯(cuò)誤寫(xiě)法

準(zhǔn)確

"2024年3月15日在機(jī)加工車(chē)間精磨工序現(xiàn)場(chǎng)"

"現(xiàn)場(chǎng)沒(méi)見(jiàn)到作業(yè)指導(dǎo)書(shū)"

具體

"該工序適用的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由車(chē)間主任保管"

"文件管理有問(wèn)題"

客觀

"查3個(gè)月來(lái)體系運(yùn)行記錄,未發(fā)現(xiàn)監(jiān)測(cè)證據(jù)"

"質(zhì)保部從來(lái)不進(jìn)行監(jiān)測(cè)"

可追溯

"編號(hào)WI0302檢驗(yàn)規(guī)程第4.2.2條"

"某個(gè)文件中好像有規(guī)定"

 
  條款判定的4個(gè)基本原則
 
  以事實(shí)為基礎(chǔ):不增加信息,不減少信息
 
  就近不就遠(yuǎn):事實(shí)對(duì)應(yīng)兩個(gè)條款時(shí),選最貼近的條款
 
  選因不選果:因果關(guān)系同時(shí)存在時(shí),選原因?qū)?yīng)的條款
 
  三者一致:事實(shí)陳述、判定條款和理由三者相一致
 
  完整示例:
 
  事實(shí)描述:2024年8月17日,在新車(chē)間生產(chǎn)夾層玻璃時(shí),高壓釜儀表顯示的工藝參數(shù)(時(shí)間、溫度、壓力)與ZY312《夾層作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)》規(guī)定的內(nèi)容不一致。
 
  不符合條款:不符合GB/T 19001-2015第8.5.1條款"生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制"的規(guī)定。
 
  性質(zhì):一般不符合。
 
四、3個(gè)行動(dòng)建議
 
  讀完本文你可以做3件事
 
  練習(xí)事實(shí)描述:拿一個(gè)真實(shí)案例,用"時(shí)間+地點(diǎn)+人物+事件+證據(jù)"的格式練習(xí)寫(xiě)不符合事實(shí)描述
 
  區(qū)分嚴(yán)重/一般:用"頻次+范圍+影響"三維法判斷,拿不準(zhǔn)時(shí)寧可判一般不判嚴(yán)重
 
  條款就近原則:記住"就近不就遠(yuǎn),選因不選果",避免泛泛地判總要求條款

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