ISO內(nèi)部審核對(duì)于確保公司的流程和管理體系符合ISO標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。這些審核不僅可以確認(rèn)合規(guī)性，還可以增加獲得 ISO 認(rèn)證的可能性，這可以直接有助于提高利潤并建立聲譽(yù)。
本文將探討 ISO 內(nèi)部審核的重要性、執(zhí)行內(nèi)部審核的步驟等。
1、什么是 ISO 內(nèi)部審核？
ISO 內(nèi)部審核（Internal Audit）是指公司內(nèi)部按照國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)自身的管理體系進(jìn)行系統(tǒng)、獨(dú)立和客觀的評(píng)估，以檢查其是否符合規(guī)定要求。
除了評(píng)估 ISO 合規(guī)性外，內(nèi)部審核還有助于確定需要改進(jìn)的領(lǐng)域、不合格項(xiàng)、持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)以及提高系統(tǒng)和流程有效性的方法。它們由公司的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)獨(dú)立進(jìn)行或外包給外部審計(jì)師。
2、哪些 ISO 標(biāo)準(zhǔn)建議進(jìn)行內(nèi)部審核？
盡管大多數(shù)標(biāo)準(zhǔn)都建議進(jìn)行內(nèi)部審核，但以下 ISO 標(biāo)準(zhǔn)的第 9.2 條明確提到了內(nèi)部審核：
ISO 9001：2015 質(zhì)量管理體系
ISO 14001：2015 環(huán)境管理體系
ISO 45001：2018 職業(yè)健康與安全管理體系
3、為什么公司內(nèi)部進(jìn)行 ISO 審核很重要？
ISO 內(nèi)部審核的主要目的是：
確保合規(guī)性：確保公司的管理體系符合ISO標(biāo)準(zhǔn)要求、內(nèi)部規(guī)章制度以及相關(guān)法律法規(guī)。
持續(xù)改進(jìn)：識(shí)別管理體系的弱點(diǎn)和改進(jìn)機(jī)會(huì)，以提升公司的整體績效。
降低風(fēng)險(xiǎn)：通過審核發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)，并采取糾正措施，減少未來可能出現(xiàn)的不合規(guī)情況。
為外部審核做準(zhǔn)備：內(nèi)部審核可以幫助公司在正式的第三方認(rèn)證審核（如ISO 9001、ISO 14001、ISO 27001等）前發(fā)現(xiàn)問題，并進(jìn)行必要的整改。
4、ISO 內(nèi)部審核的重點(diǎn)領(lǐng)域是什么？
在公司內(nèi)部進(jìn)行 ISO 內(nèi)部合規(guī)性審核期間，將評(píng)估以下 9 個(gè)方面：
治理和風(fēng)險(xiǎn)文化：評(píng)估治理文化和風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)。
流程遵守性：根據(jù) ISO 要求審查 SOP，識(shí)別偏差，并驗(yàn)證流程和維護(hù)實(shí)踐。
員工能力和培訓(xùn)：評(píng)估員工知識(shí)庫和培訓(xùn)模塊，并解決技能差距。
文檔控制：驗(yàn)證文檔系統(tǒng)的可訪問性和準(zhǔn)確性。
風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)踐：檢查與風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)的評(píng)估、緩解、監(jiān)控和報(bào)告方法。
績效指標(biāo)和目標(biāo)：查看績效指標(biāo)并檢查它們是否符合業(yè)務(wù)目標(biāo)。
糾正和預(yù)防措施：評(píng)估 CAPA 在查找問題根本原因和及時(shí)糾正方面的有效性。
供應(yīng)商管理：審核供應(yīng)商審查流程并驗(yàn)證是否符合供應(yīng)商要求。
持續(xù)改進(jìn)計(jì)劃：查找需要改進(jìn)的領(lǐng)域，引入創(chuàng)新和最佳實(shí)踐，并監(jiān)控進(jìn)度。
5、ISO 內(nèi)部審核流程
(1)審查審核目標(biāo)與必要的后勤準(zhǔn)備
在開始審核之前，與審核員確認(rèn)審核的目標(biāo)和范圍。
解決他們關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)或?qū)徍藢?shí)踐的疑問，并檢查審核所需的后勤準(zhǔn)備，如審核檢查表、工具、軟件等，以確保審核的高效進(jìn)行。
此外，可以提前通知被審核方審核的日期、范圍和目標(biāo)。
這樣可以讓相關(guān)人員做好準(zhǔn)備，確保審核期間的可用性，并為回答審核問題做好準(zhǔn)備。
(2)進(jìn)行審核
審核開始時(shí)，召開首次會(huì)議，由審核團(tuán)隊(duì)向被審核方重申審核的目的、范圍和流程。
隨后，審核團(tuán)隊(duì)將進(jìn)行流程、文件和記錄的檢查，包括觀察實(shí)際操作、訪談相關(guān)員工以及審查文件和記錄，以收集不符合項(xiàng)的證據(jù)。
在審核過程中，可采用最佳實(shí)踐方法，如拍照記錄、添加注釋和評(píng)論等，以提高審核的完整性和可追溯性。
審核員應(yīng)牢記，審核的目標(biāo)是發(fā)現(xiàn)改進(jìn)空間，而非追責(zé)。只有這樣，員工才能放心地討論流程、潛在問題，并積極提供改進(jìn)建議。
(3)報(bào)告審核結(jié)果
審核完成后，需要匯總所有審核發(fā)現(xiàn)，包括審核評(píng)分、不符合項(xiàng)數(shù)據(jù)以及相關(guān)照片、筆記和評(píng)論，并將審核報(bào)告分發(fā)給所有利益相關(guān)者，以便他們審閱并提出糾正措施建。
人工報(bào)告可能耗時(shí)且易出錯(cuò)，因此建議使用ISO審核軟件自動(dòng)化報(bào)告流程，以提高報(bào)告效率，例如自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)化的定制報(bào)告，并一鍵分享給團(tuán)隊(duì)。
(4)管理層評(píng)審與分析
此階段，管理層將審查審核報(bào)告，并進(jìn)行深入分析，以識(shí)別趨勢和反復(fù)出現(xiàn)的問題。
審核中發(fā)現(xiàn)的問題和不符合項(xiàng)通常分為三類：主要不符合項(xiàng)、次要不符合項(xiàng)以及改進(jìn)機(jī)會(huì)。
管理層會(huì)制定糾正措施計(jì)劃，并根據(jù)不符合項(xiàng)的重要性和影響程度確定優(yōu)先級(jí)。利用數(shù)據(jù)分析儀表盤可以幫助企業(yè)了解整體業(yè)務(wù)表現(xiàn)、查看歷史趨勢，并識(shí)別改進(jìn)領(lǐng)域。
(5)實(shí)施糾正措施
制定計(jì)劃以實(shí)施并監(jiān)控糾正措施，包括指派任務(wù)給公司內(nèi)外的相關(guān)人員、定期跟進(jìn)進(jìn)度以及處理突發(fā)情況，如人員缺席或任務(wù)重新分配等。
最終目標(biāo)是確保所有糾正措施按時(shí)、高效完成。
使用糾正措施管理軟件可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)任務(wù)分配與跟蹤、進(jìn)度監(jiān)控，并確保糾正措施的有效執(zhí)行。
(6)跟進(jìn)與驗(yàn)證
安排后續(xù)審核，以驗(yàn)證糾正措施的正確實(shí)施，并評(píng)估其影響。
這有助于企業(yè)判斷所采取的措施是否有效，或者是否需要調(diào)整糾正計(jì)劃。
通過持續(xù)跟進(jìn)和驗(yàn)證，確保審核發(fā)現(xiàn)的問題得到真正解決，推動(dòng)公司的持續(xù)改進(jìn)。
