1、新規(guī)劃重點(diǎn)：首次會(huì)議的三大鐵律
2025版《質(zhì)量管理體系認(rèn)證規(guī)則》對(duì)首次會(huì)議的要求，可謂清晰明確，毫無(wú)模糊空間。總結(jié)下來(lái)，有三條硬杠杠，必須遵守：
鐵律一：參會(huì)人員，一個(gè)不能少
審核組必須與認(rèn)證委托方共同召開(kāi)首、末次會(huì)議。這里的關(guān)鍵人物是：
最高管理者：必須是那個(gè)對(duì)認(rèn)證范圍負(fù)總責(zé)的一把手，而不是管代或體系專員。
相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人：像質(zhì)量、生產(chǎn)、技術(shù)、采購(gòu)這些核心部門(mén)的負(fù)責(zé)人，必須全部到場(chǎng)。
鐵律二：過(guò)程留痕，證據(jù)要過(guò)硬
光有簽到表已經(jīng)不夠了。從2026年起，必須提供現(xiàn)場(chǎng)照片或視頻片段作為證明。
簽到記錄、影像資料，一個(gè)都不能少，它們共同構(gòu)成了完整的證據(jù)鏈。
鐵律三：紅線碰不得，缺席即終止
雖然沒(méi)有直接寫(xiě)在標(biāo)準(zhǔn)條文里，但官方的解讀和問(wèn)答已經(jīng)明確：如果最高管理者缺席首、末次會(huì)議，審核組必須立即終止審核。
這是一條不可逾越的紅線，絕非兒戲。
2、首次會(huì)議怎么開(kāi)？五個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣
根據(jù)新規(guī)問(wèn)答第9條，首次會(huì)議的內(nèi)容被清晰界定，我們可以把它拆解為五個(gè)必經(jīng)環(huán)節(jié)：
第一環(huán)：人員介紹與核驗(yàn)
審核組長(zhǎng)介紹審核組成員及分工；企業(yè)方介紹參會(huì)人員及職務(wù)。
關(guān)鍵點(diǎn)：第一時(shí)間核對(duì)企業(yè)最高管理者和職能部門(mén)負(fù)責(zé)人是否到齊。如果有人缺席，先暫停會(huì)議，問(wèn)清原因和是否有正式授權(quán)。
第二環(huán)：范圍與計(jì)劃再確認(rèn)
再次確認(rèn)認(rèn)證范圍與申請(qǐng)書(shū)是否一致。
核對(duì)審核計(jì)劃的時(shí)間安排是否可行。
明確對(duì)各場(chǎng)所、各過(guò)程的審核安排。
關(guān)鍵點(diǎn)：如果企業(yè)有多個(gè)班次，必須確認(rèn)對(duì)夜班或中班的審核安排。新規(guī)要求每次審核至少覆蓋一個(gè)非正常班次，這一點(diǎn)必須在首次會(huì)議上敲定。
第三環(huán)：審核方法與程序說(shuō)明
清晰告知企業(yè)審核將如何進(jìn)行（如現(xiàn)場(chǎng)觀察、文件查閱、人員訪談），審核發(fā)現(xiàn)如何報(bào)告（如不符合項(xiàng)的分級(jí)、口頭溝通與書(shū)面確認(rèn)），以及最終的審核結(jié)論如何形成。
第四環(huán)：溝通渠道與陪同人確認(rèn)
指定一名熟悉情況、能協(xié)調(diào)資源的陪同人員。
明確每天的溝通時(shí)間（包括審核組內(nèi)部溝通和與企業(yè)溝通的時(shí)間）。
告知緊急情況下的聯(lián)系方式。
第五環(huán)：公正性與保密承諾
審核組需承諾審核過(guò)程的公正、客觀，并對(duì)企業(yè)信息保密。
同時(shí)，企業(yè)也需承諾提供真實(shí)信息、積極配合。最后，公布投訴與申訴渠道。
收尾環(huán)節(jié)：留出時(shí)間給企業(yè)提問(wèn)。這既是尊重，也是消除誤解、確保會(huì)議效果的關(guān)鍵一步。
3、審核組長(zhǎng)操作手冊(cè)：首次會(huì)議全流程
會(huì)前準(zhǔn)備（提前一天）
確認(rèn)企業(yè)已收到并理解審核計(jì)劃。
再次確認(rèn)最高管理者和職能部門(mén)負(fù)責(zé)人的出席情況。
若有人可能缺席，提前溝通好授權(quán)事宜。
準(zhǔn)備好首次會(huì)議的PPT或議程提綱。
備齊簽到表、相機(jī)或手機(jī)等記錄工具。
會(huì)中執(zhí)行（會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)）
提前10分鐘到場(chǎng)，檢查會(huì)議室布置。
核對(duì)參會(huì)人員名單，發(fā)現(xiàn)缺席立即詢問(wèn)。
嚴(yán)格按照五個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行講解，不跳躍、不遺漏。
重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)對(duì)不同班次的審核安排。
留出充足時(shí)間解答企業(yè)疑問(wèn)。
拍照記錄：全景、簽到場(chǎng)景、發(fā)言瞬間。
收齊簽到表，仔細(xì)檢查簽名是否完整。
會(huì)后跟進(jìn)（會(huì)議結(jié)束）
將簽到表掃描或拍照，妥善存檔。
按歸檔要求整理好現(xiàn)場(chǎng)照片。
如遇人員缺席且有授權(quán)，務(wù)必帶走授權(quán)書(shū)原件。
在審核記錄中詳細(xì)記載首次會(huì)議的執(zhí)行情況。
注：（本文信息根據(jù)各官方網(wǎng)站綜合撰寫(xiě)，旨在警示行業(yè)，提醒企業(yè)。具體案件細(xì)節(jié)以官方公布為準(zhǔn)。）
