審核組到企業(yè)了，會(huì)議室里坐滿(mǎn)了人。有人覺(jué)得首次會(huì)議就是“走個(gè)過(guò)場(chǎng)”，末次會(huì)議就是“念念報(bào)告”。但真正懂行的審核員和企業(yè)都知道：這兩場(chǎng)會(huì)議開(kāi)得好不好，直接決定了審核的質(zhì)量，甚至影響后續(xù)整改的成敗。

 

　　首次會(huì)議和末次會(huì)議，就像一場(chǎng)戲的“開(kāi)場(chǎng)”和“收尾”。開(kāi)場(chǎng)開(kāi)好了，企業(yè)心里有底、配合順暢；收尾收好了，企業(yè)服氣、整改積極。

 

　　今天，我們就用7個(gè)細(xì)節(jié)，把這兩場(chǎng)會(huì)議的關(guān)鍵點(diǎn)拆清楚。

 

細(xì)節(jié)一：誰(shuí)來(lái)開(kāi)會(huì)？老板必須在！

 

　　首次會(huì)議：最高管理者（老板）和各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人，一個(gè)都不能少。老板來(lái)了，說(shuō)明企業(yè)重視；部門(mén)負(fù)責(zé)人來(lái)了，后續(xù)審核才能配合到位。

 

　　末次會(huì)議：同樣，老板和各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人必須到場(chǎng)。這不是形式主義――審核結(jié)論是給老板聽(tīng)的，不符合項(xiàng)是要部門(mén)負(fù)責(zé)人去改的。

 

細(xì)節(jié)二：會(huì)議議程，必須“有備而來(lái)”

 

　　首次會(huì)議：審核組長(zhǎng)要講清楚：

 

　　審核目的、范圍、依據(jù)是什么

 

　　審核日程怎么安排（哪天審哪個(gè)部門(mén)）

 

　　審核組人員分工

 

　　保密承諾

 

　　企業(yè)需要配合什么

 

　　末次會(huì)議：審核組長(zhǎng)要交代：

 

　　審核概況回顧（審了哪些部門(mén)、哪些過(guò)程）

 

　　不符合項(xiàng)逐條說(shuō)明

 

　　審核結(jié)論正式宣布

 

　　后續(xù)整改要求

 

　　企業(yè)提問(wèn)環(huán)節(jié)這兩場(chǎng)會(huì)議的議程，都不能“臨時(shí)發(fā)揮”，必須提前準(zhǔn)備好。

 

細(xì)節(jié)三：簽到記錄

 

　　首次會(huì)議：簽到表提前打印，邊簽到邊開(kāi)場(chǎng)

 

　　末次會(huì)議：簽到表所有人簽字，缺一不可拍照留存：拍一張帶會(huì)議背景的合影，證明會(huì)議確實(shí)開(kāi)了

 

細(xì)節(jié)四：首次會(huì)議的“定調(diào)”很重要

 

　　首次會(huì)議的氣氛，會(huì)影響整個(gè)審核的走向。審核組長(zhǎng)要把握好分寸：

 

　　不能太嚴(yán)肅，把企業(yè)嚇緊張了

 

　　不能太隨意，讓企業(yè)覺(jué)得“這審核也就是走個(gè)過(guò)場(chǎng)”

 

　　要傳遞一個(gè)信號(hào)：我們是來(lái)幫企業(yè)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，不是來(lái)找茬的一句話(huà)：友好，但不失專(zhuān)業(yè)；認(rèn)真，但不擺架子。

 

細(xì)節(jié)五：末次會(huì)議的“預(yù)溝通”不能省

 

　　這是很多新手審核員最容易踩的坑。

 

　　對(duì)于重大不符合項(xiàng)，千萬(wàn)不要在末次會(huì)議上搞“突然襲擊”。正確做法是：

 

　　會(huì)議開(kāi)始前，找企業(yè)管代或質(zhì)量負(fù)責(zé)人通個(gè)氣：

 

　　我們發(fā)現(xiàn)了幾個(gè)問(wèn)題

 

　　為什么我們認(rèn)為這是不符合

 

　　你們?cè)趺纯矗窟@么做不是為了“通風(fēng)報(bào)信”，而是專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)。預(yù)溝通可以避免末次會(huì)議上出現(xiàn)“公開(kāi)對(duì)抗”，給雙方留足體面的空間。

 

細(xì)節(jié)六：末次會(huì)議的“不符合項(xiàng)宣讀”要講技巧

 

　　讀不符合項(xiàng)，不是“念完就走”。

 

　　正確方式：

 

　　讀一條，解釋一條，確認(rèn)一條

 

　　企業(yè)有疑問(wèn)，現(xiàn)場(chǎng)澄清

 

　　企業(yè)有異議，記錄在案

 

　　千萬(wàn)不要做的事：

 

　　一次性念完所有不符合項(xiàng)，不給解釋機(jī)會(huì)

 

　　用“你們?cè)趺催B這個(gè)都不懂”的語(yǔ)氣

 

　　在企業(yè)面前和同事?tīng)?zhēng)論記?。翰环享?xiàng)宣讀的目的，是讓企業(yè)“聽(tīng)懂”，而不是“聽(tīng)爽”。

 

細(xì)節(jié)七：會(huì)后留痕，閉環(huán)才算完

 

　　末次會(huì)議結(jié)束，不代表審核結(jié)束。

 

　　審核組要做的收尾工作：

 

　　把不符合項(xiàng)清單留給企業(yè)一份

 

　　把簽到表、照片整理歸檔

 

　　把審核報(bào)告在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交

 

　　企業(yè)要做的收尾工作：

 

　　對(duì)照不符合項(xiàng)，制定整改計(jì)劃

 

　　按期提交整改證據(jù)

 

　　配合后續(xù)的驗(yàn)證審核寫(xiě)在最后

 

　　首次會(huì)議和末次會(huì)議，是審核的“門(mén)面”，也是審核質(zhì)量的“試金石”。開(kāi)好了，企業(yè)服氣、整改順利；開(kāi)砸了，前功盡棄、后患無(wú)窮。

 

　　下次審核時(shí)，不妨對(duì)照這7個(gè)細(xì)節(jié)，看看你的會(huì)議開(kāi)到位了沒(méi)有。